Reglamento de la Oficina de Congresos de Zaragoza (Zaragoza Convention Bureau)

CAPITULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1º Ambito de aplicación. - El presente Reglamento tiene por objeto regular el funcionamiento de la Oficina de Congresos de Zaragoza "Zaragoza Convention Bureau" (en adelante ZCB), como departamento especializado del organismo autónomo Zaragoza Turismo.

Estará constituido con la participación de empresas del sector público y privado y no tendrá personalidad jurídica propia.

Art. 2.º Sede. - La sede será la de Zaragoza Turismo, en Auditorio-Palacio de Congresos (calle Eduardo Ibarra, 3, 50009 Zaragoza).

Art. 3.º Duración. - Su duración será indefinida y subsistirá en tanto no se acuerde su extinción o su transformación o adscripción a otro ente u organismo.

Art. 4.º Objetivos. - El ZCB es un departamento especializado de Zaragoza Turismo sin fines lucrativos. Su actividad tiene por objetivo la promoción de la ciudad de Zaragoza como sede de congresos, convenciones y viajes de incentivo, potenciando el desarrollo de la infraestructura turística y de empresas de servicios para recibir el turismo de reuniones. Asimismo se pretende la participación de las empresas relacionadas con este ámbito de la actividad económica de la ciudad del sector público y privado.

Art. 5.º Actividades. - Para el cumplimiento de los objetivos mencionados, el ZCB llevará a cabo diferentes actividades, como son:

1. Promoción.

a) Captación de congresos mediante prospección de las asociaciones que los convoquen, presentación de candidaturas en colaboración con los delegados locales y seguimiento de las mismas hasta su obtención.

locales y seguimiento de las mismas hasta su obtención.

b) Captación de convenciones e incentivos de grandes empresas mediante promociones específicas en diferentes ciudades españolas y europeas y viajes de familiarización de altos ejecutivos de las mismas a Zaragoza.

c) Asistencia a las ferias y salones especializados.

d) Prensa y publicidad.

2. Servicios al organizador.

Los servicios que ofrece el ZCB, y a través de sus empresas socias, a todas aquellas organizaciones, entidades o empresas que deciden organizar algún evento en Zaragoza están enfocados en tres fases bien diferenciadas:

a) Apoyo a la presentación de candidatura.

b) Asesoramiento sobre organización.

c) Servicios directos al congreso.

3. Actividades para el desarrollo del ZCB:

a) Creación y mantenimiento de datos informatizados con los acontecimientos programados que se celebran en la ciudad en los años próximos, con acceso a las empresas asociadas.

b) Pertenencia a cualquier asociación nacional o internacional cuyos fines sean la promoción del mercado de congresos, convenciones o incentivos, participando en sus actividades a través de Zaragoza Turismo.

c) Relación con los miembros del ZCB y captación de nuevos miembros.

4. Todas aquellas que se consigan, bien a través del ZCB o por medio de sus empresas asociadas, para promocionar Zaragoza.

CAPITULO II

ORGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y COMISIONES TÉCNICAS

Sección 1.ª - Organos de administración

Art. 6.º Organización. - La administración del ZCB corresponderá a los órganos siguientes:

• a) La Presidencia
• b) El Comité Ejecutivo
• c) La Dirección
• d) La Asamblea General

Art. 7.º

1. La Presidencia corresponderá al excelentísimo señor alcalde de la ciudad o persona en quien delegue.

2. El Comité Ejecutivo estará integrado por el presidente y los vocales siguientes:

• El interventor general del Excmo. Ayuntamiento de Zaragoza
• El secretario general del Excmo. Ayuntamiento de Zaragoza
• La Dirección de Zaragoza Turismo
• Un representante de la Diputación General de Aragón
• Un representante de la Diputación Provincial de Zaragoza
• Un representante de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Zaragoza
• Un representante de Palacios y Centros de Congresos
• Un representante de la Asociación de Hoteles de Zaragoza
• Un representante de la Asociación de Restaurantes de Zaragoza
• Un representante de empresas, OPC y agentes profesionales que organicen eventos en Zaragoza
• Un representante de las empresas de servicios
• Un representante de las agencias de viaje

3. Por acuerdo del Comité Ejecutivo del ZCB se podrá modificar el número de vocales, ampliándolo o reduciéndolo, en la medida que adquieran o pierdan relevancia los subsectores que representen en el ámbito de actuación del ZCB.

4. La duración del cargo de miembro del comité ejecutivo será de cuatro años, pudiendo los miembros ser reelegidos.

Art. 8.º Secretario. - El cargo de Secretario del ZCB y de sus órganos de gobierno, en los que tendrá voz pero no voto, será desempeñado por el secretario General del Excmo. Ayuntamiento de Zaragoza, o quien legalmente le sustituya, ejerciendo las siguientes funciones:

a) Asistir a las sesiones y levantar acta de las mismas.

b) Preparar los asuntos que hayan de servir al Presidente para formar el orden del día de cada convocatoria de sesión y cursar las citaciones correspondientes.

c) Prestar asistencia jurídico-administrativa a los órganos del ZCB.

d) Expedir las certificaciones que procedan.

e) Velar por que se custodien debidamente los libros de actas, documentos y sellos, disponiendo a tal fin lo más conveniente.

f) Cumplimentar los acuerdos, previo el "cúmplase" de la Presidencia, y decretos de la misma, así como su notificación en forma.

g) Las demás que le correspondan por aplicación de la legislación de régimen local.

Art. 9.º Interventor. - El cargo de interventor del ZCB será desempeñado por el interventor general del Excmo. Ayuntamiento de Zaragoza, o quien legalmente le sustituya. Será el asesor económico de los órganos del ZCB y asistirá con voz, pero sin voto, a sus sesiones. Desempeñará las funciones de control interno de la gestión económica y de dirección de contabilidad, con arreglo a lo determinado en la vigente legislación de Régimen Local.

Art. 10.º Son atribuciones del presidente:

a) Elaborar órdenes del día, convocar, presidir, suspender y levantar las sesiones de los órganos de administración y dirigir las deliberaciones, pudiendo decidir los empates con voto de calidad.

b) Publicar, ejecutar y hacer cumplir los acuerdos de los órganos de administración.

c) Representar al ZCB.

d) Inspeccionar los servicios del ZCB.

e) La aprobación mediante resolución de la admisión y cese de los miembros del ZCB.

f) Convocar la Asamblea General de miembros.

g) La propuesta a la Junta Rectora de Zaragoza Turismo de las partidas propias a incluir en el presupuesto

Art. 11.º Son atribuciones del Comité Ejecutivo:

a) La aprobación de los programas de promoción.

b) Nombrar los vocales del propio Comité propuestos por las entidades representadas.

c) La fijación de las cuotas de los miembros.

Art. 12.º

1. El Comité Ejecutivo se reúne cuando haya temas que tratar y siempre que lo convoque el presidente o lo solicite un tercio de los miembros que lo integran. Como mínimo se reunirá una vez al año. Las sesiones deberán ser convocadas con cuarenta y ocho horas de antelación.

2. En caso de ausencia del presidente, será sustituido en la Presidencia de las sesiones por el teniente de alcalde o concejal en quien delegue.

3. Las sesiones del Comité Ejecutivo quedan válidamente constituidas con la asistencia de un tercio de sus miembros, siempre que estén presentes el presidente o la persona que le sustituya reglamentariamente, y la Dirección de Zaragoza Turismo o, en ausencia de estos, estando presentes dos tercios de los miembros.

4. Los acuerdos del Comité se adoptan por mayoría simple, que se entiende cuando los votos a favor superan a los votos en contra. Los empates son dirimidos, con su voto de calidad, por el presidente, o por la persona que reglamentariamente le sustituya.

5. Se levantará acta de las sesiones del Comité y, una vez aprobada, será transcrita al libro de actas y firmada por el presidente y por el secretario.

Art. 13.º La Dirección es un órgano unipersonal dentro de la organización y será designado por el alcalde-presidente, asistirá a las sesiones del Comité Ejecutivo, con voz y voto, y tendrá las siguientes atribuciones:

a) Ejecución de acuerdos y resoluciones del Comité Ejecutivo.

b) La dirección e inspección de todos los servicios y dependencias del ZCB.

c) La jefatura del personal asignado.

d) La tramitación de la correspondencia y documentos del ZCB.

e) La elaboración, bajo la dirección técnica del interventor, de la propuesta anual de presupuestos y sus modificaciones.

f) La elaboración de la propuesta de programación de actividades de cada ejercicio.

g) La confección y propuesta de la memoria anual de actividades.

h) Las que el Comité Ejecutivo o su presidente le encomienden.

Art. 14.º La Asamblea General estará integrada por los miembros adheridos al ZCB. Se reunirá, al menos, una vez al año. La presidencia de la Asamblea corresponde al presidente del ZCB. Son atribuciones de la Asamblea General:

a) Aprobar la memoria anual.

b) Quedar enterado sobre los asuntos que le someta el Comité Ejecutivo.

c) Proponer a Zaragoza Turismo la modificación del presente Reglamento.

Sección 2.ª - Comisiones Técnicas

Art. 15.º Comisiones Técnicas.

A los órganos de administración del organismo autónomo Zaragoza Turismo les podrán asesorar las comisiones de trabajo o las comisiones técnicas que se estimen necesario crear al objeto de la propuesta de nuevos proyectos y desarrollo y seguimiento de los mismos.

CAPITULO III

MIEMBROS DEL ZCB

Art. 16.º

1. Pueden solicitar su admisión como miembros del ZCB todas aquellas personas físicas o jurídicas que cumplan los siguientes requisitos:

a) Dedicarse a alguna actividad que, directa o indirectamente, esté relacionada con la organización de congresos, convenciones o viajes de incentivo, o al servicio de sus participantes.

b) Estar debidamente legalizada y tener la sede u oficina en Zaragoza.

2. En el caso de empresas, OPC y agentes profesionales que organicen eventos en la ciudad, deberán presentar una memoria acreditativa de las actividades desarrolladas en los últimos dos años.

3. En el caso de empresas de nueva constitución, aunque resultantes de la fusión o reestructuración de empresas miembros del ZCB, el Presidente del ZCB podrá aprobar su incorporación inmediata y la baja de la empresa o empresas anteriores, o considerarlo un cambio de nombre.

4. Los cambios en la titularidad de las empresas miembros deberán ser inmediatamente notificados al ZCB para que el presidente del ZCB confirme la condición de miembro del nuevo titular; a estos efectos, el nuevo empresario acompañará la información que estime pertinente.

5. El ZCB se reserva, en todo caso, el derecho a pedir en el momento de la solicitud de admisión o en el cambio de titularidad de la empresa miembro la información complementaria que estime pertinente, así como el de obtenerla por sus propios medios.

6. La admisión de miembros del ZCB debe ser aprobada por el presidente del ZCB.

Art. 17.º

1. Los miembros adheridos al ZCB podrán cesar voluntariamente, surtiendo efecto inmediato desde el momento de su aprobación por el órgano correspondiente, cesando con ello los derechos y obligaciones inherentes a la condición de socios de ZCB. Las bajas no darán derecho, en ningún caso, a la devolución de cuotas ya abonadas ni a la exención del pago de cuotas pendientes de ejercicios anteriores.

2. El presidente podrá cesar de su condición de miembros del ZCB a quienes:

• Dejen de cumplir las condiciones alegadas en su solicitud de admisión.
• Se nieguen a facilitar información útil y necesaria para la buena marcha del ZCB.
• No hayan hecho efectiva su cuota de miembro transcurridos tres meses de la fecha de pago estipulada, en cuyo caso se procederá a la baja en la contabilidad de ZCB y Zaragoza Turismo.
• Incumplan gravemente las demás obligaciones exigidas por el artículo 20 de este Reglamento.
• Hayan experimentado un cambio de propiedad y/u orientación de la empresa que contradiga las condiciones de admisión o implique el incumplimiento de las obligaciones de los miembros; estos cambios deben ser comunicados al ZCB inmediatamente.

3. Los ceses por los motivos contemplados en los párrafos anteriores serán aprobados por el presidente del ZCB.

Art. 18.º

1. Los miembros del ZCB abonarán una cuota anual que fijará el Comité Ejecutivo.

2. La cuota anual se pagará antes de transcurridos tres meses desde el envío de la factura de la cuota anual.

3. Las admisiones aprobadas con posterioridad al 1 de julio devengarán el 50% de la cuota del año en curso.

4. El Presidente podrá acordar con carácter excepcional la baja temporal para aquellos miembros que estén atravesando dificultades financieras temporales u otros motivos que aconsejen no cursar la baja definitiva. La baja temporal implicará que el miembro en cuestión no recibirá ningún tipo de servicio por parte de ZCB durante un periodo máximo de dos años, transcurrido el cual sin que el miembro haya cancelado sus deudas con ZCB se dará la baja definitiva.

Art. 19.º Son derechos de los miembros del ZCB:

1. Figurar en las publicaciones que edite el ZCB. El espacio que le corresponda en las mismas, así como el diseño de su contenido, serán competencia del ZCB, y no se considerará, en ningún caso, como anuncio proporcional al importe de la cuota.
2. Acceso a la base de datos del ZCB para uso privado.
3. Participación activa en las promociones específicas que organice el ZCB, tanto en Zaragoza como fuera de ella.
4. Solicitar ayuda del ZCB para la presentación de candidaturas que provengan de su propia iniciativa o de clientes propios.
5. Solicitar material de promoción del ZCB o de Zaragoza Turismo para sus acciones promocionales propias, siempre que se justifiquen su uso y destino.
6. Asistir a la Asamblea anual de miembros del ZCB.
7. Solicitar y obtener una copia de la memoria de actividades y resultados del ejercicio.
8. Los servicios que el ZCB podrá poner a disposición de sus miembros en cada momento.

Art. 20.º Son obligaciones de los miembros del ZCB:

a) Abonar puntualmente la cuota.

b) Mantener un nivel de servicio y profesionalidad de elevada calidad.

c) Cumplir las condiciones contractuales con sus clientes.

d) Facilitar información periódica sobre su actividad congresística y facilitara cuando le sea requerida.

e) Dar cuenta de las irregularidades o falta de ética profesional que pudiera detectar en el sector, a ser posible de forma documentada.

f) Respetar los buenos usos y prácticas de la ética comercial.

g) Hacer pública su pertenencia al ZCB.

h) Mantener el secreto profesional de cuantos datos e informaciones tenga acceso por su pertenencia al ZCB.

Art. 21.º Podrán ser miembros colaboradores del ZCB empresas de ámbito nacional. La colaboración concreta de dichas empresas en el ZCB deberá materializarse en acuerdos comerciales específicos.

Art. 22.º La aceptación de nuevos miembros con carácter colaborador deberá ser aprobada por el presidente del ZCB, de acuerdo a lo previsto en el artículo 10 y en los términos previstos en el artículo anterior de este Reglamento.

Art. 23.º En ZCB podrán designarse miembros honoríficos representativos de determinados sectores, entre ellos figurarán la Universidad de Zaragoza y la Federación de Barrios de Zaragoza. La designación de dichos miembros corresponderá a la Presidencia.

CAPITULO IV

RÉGIMEN ECONÓMICO

Art. 24.º

1. El ZCB contará, dentro del presupuesto único de Zaragoza Turismo, con sus propias consignaciones, tanto en el estado de gastos como en el de ingresos.

2. Serán ingresos propios y diferenciados el producto de las cuotas de los miembros del ZCB, los productos de las prestaciones que realice y las subvenciones y auxilios que reciba.

3. La aportación municipal será, al menos, igual a la suma total aportada por todos los demás miembros.

Art. 25.º El control y fiscalización de la gestión económico-financiera corresponde al Interventor General del Ayuntamiento.

CAPITULO V

RÉGIMEN GENERAL

Art. 26.º Corresponde al presidente del ZCB resolver los conflictos, dudas y cuestiones suscitados por la aplicación e interpretación de este Reglamento.

Art. 27.º El ZCB elevará anualmente a Zaragoza Turismo una memoria de actuación en el ejercicio y sus resultados.

Art. 28.º La modificación de este Reglamento y la disolución del ZCB serán aprobadas con las mismas formalidades de su creación.

Disposición derogatoria

A partir de la entrada en vigor del presente Reglamento quedará derogado el Reglamento de la Oficina de Congresos de Zaragoza, aprobado mediante acuerdo plenario de fecha 27 de abril de 2001 (publicado en el BOPZ núm. 132, de 12 de junio de 2001).

Disposición final

Este Reglamento entrará en vigor conforme a lo dispuesto en la legislación de Régimen Local.